Ako razgovarate za administrativnog pomoćnika, postoje određene metode pripreme koje možete slijediti kako biste dali svoj maksimum u razgovoru s HR -om i osigurali najbolje šanse za dobivanje posla. Ne postoji "pravi" način za pripremu za intervju; postoje strategije pomoću kojih možete poboljšati svoje "vještine sugovornika". Slijedite ove korake kako biste se pripremili za razgovor s administrativnim pomoćnikom.
korake
Korak 1. Saznajte o općim funkcijama administrativnog pomoćnika
Zakazat ćete i bilježiti sastanke, brinuti se za fizičke i virtualne sustave arhiviranja, organizirati zapise, upravljati bazama podataka za sastavljanje brojeva i sastavljati izvješća, pokrenuti višeredni telefonski sustav i pripremati dokumente poput pisama, e-pošte i službenih dopisa.
Korak 2. Istražite tvrtku
Kada se pripremate za intervjue bilo koje vrste, trebali biste znati što je više moguće o tvrtki prije intervjua. To pokazuje ispitivaču da ste motivirani i zainteresirani za tvrtku - a ne samo očajnički tražeći posao.
Korak 3. Upoznajte se sa slobodnim mjestom
Svaki poslodavac traži drugačiji spoj vještina, kvalifikacija i uloga u zaposleniku. Važan dio priprema za intervju je proučavanje specifičnosti mogućnosti za posao za koju se prijavljujete. Na primjer, jedan poslodavac može cijeniti točnost i pravilnost iznad svih drugih kvaliteta, dok drugi može preferirati kreativnost, otvoren um i fleksibilnost.
Korak 4. Pripremite opise svog iskustva, kvalifikacija, prednosti i slabosti
Imajući na umu određeni posao, u intervjuu razradite kratka i sažeta objašnjenja za ove ključne točke.
Korak 5. Proučite svoj životopis
Morate moći odgovoriti na pitanja i proširiti podatke u životopisu. Osim toga, vaš životopis mora biti aktualan i mora odražavati kvalifikacije administrativnog pomoćnika.
Korak 6. Vježbajte svoje vještine unosa podataka
Uobičajeno je da poslodavci tijekom intervjua provode testove za unos podataka o kandidatima za administrativne asistente. To znači da biste već trebali vježbati tipkanje (slova i numerička tipkovnica), imajući na umu vrijeme i točnost.
Korak 7. Formulirajte odgovore na uobičajena pitanja za intervju s administrativnim pomoćnikom
Spremite se pokazati svoje znanje u sljedećim područjima:
- Trebali biste moći objasniti kako organizirate i vodite dnevni raspored, uključujući koje alate koristite, kako postaviti podsjetnike i kako riješiti sukobe rasporeda.
- Služba za korisnike često je važan dio posla administrativnog pomoćnika jer ćete možda morati obavljati telefonske pozive, služiti kao posrednik između šefa i drugih radnih kontakata te pozdravljati klijente.
- Kao administrativni pomoćnik, od vas će se možda tražiti da postupate s povjerljivim podacima. Budite spremni tijekom intervjua objasniti kako postupate s osjetljivim podacima i koje korake poduzimate kako biste ih zaštitili.
- Raditi više stvari odjednom važan je dio toga da budete administrativni pomoćnik, stoga pripremite primjere kako ćete se nositi s mnoštvom odgovornosti odjednom. Usredotočite se na upravljanje vremenom, organizaciju i delegiranje zadataka (gdje je primjenjivo).
- Morat ćete koristiti razne softvere i uredsku opremu kao administrativni pomoćnik. Kao dio pripreme za intervju, sastavite potpuni popis svojih sposobnosti u tim područjima.
Korak 8. Vježbajte svoje odgovore
Ne morate memorirati odgovore od riječi do riječi, ali trebali biste se upoznati s tečnošću vaših odgovora prije odlaska na razgovor s administrativnim pomoćnikom.
Korak 9. Nabavite prikladnu odjeću
Gotovo svaka vrsta poslovanja, u svakoj vrsti okruženja, zahtijeva usluge administrativnog pomoćnika; stoga je važno da se odijevate prikladno za posao za koji razgovarate. Nazovite recepcionarku i zatražite dress code. Odaberite odjeću koja je za stupanj formalnija od navedene. Na primjer, ako je dress code poslovno ležeran, tada bi viša ocjena od tipičnih košulja i kakija dodala sako.
Savjeti
- Kad budete sigurni u svoju pripremu, zamolite prijatelja da djeluje kao ispitivač kako bi simulirao intervju i stavio vašu pripremu na test. Ako ne možete dobiti pomoć od nekoga, vježbajte ispred ogledala.
- Pokušajte se pripremiti za intervjue puno prije zakazanih dana kako biste bili spremni dati sve od sebe kada za to dođe vrijeme.
- Pošaljite zahvalnicu svakom ispitivaču u roku od 48 sati od intervjua. Iskoristite ovo kao priliku da izrazite svoj interes za poziciju, kao i da podsjetite ispitivača na neke od vaših najboljih kvalifikacija. To možete učiniti tako da napišete nešto poput „Hvala što ste odvojili vrijeme za intervju sa mnom. Zaista sam zainteresiran za ovu priliku i siguran sam da bi me moje organizacijske sposobnosti i moje iskustvo u upravljanju uredom učinili izvrsnim dodatkom vašem timu.”